기업에게 시간은 비용이다. 만약 돈으로 시간을 살 수 있다면 사야한다. 시간관리, 일정관리의 실패는 자칫 상당한 비용 증가로 이어져 기업의 성장을 방해할 수도 있다. 따라서, 기업은 계획과 실행으로만 끝나는 일차원적 시간관리를 넘어 공동의 목표를 계획, 통제, 실행하는 모든 과정에서 비효율성을 걷어내고 민첩성을 부여할 수 있어야 한다.

이 같은 점에서 기업의 시간관리는 ‘애자일(Agile, 기민하고, 민첩하며, 유연하고, 낭비 없는) 조직’과 지향점이 같다. 애자일 조직은 목표 달성을 위한 계획을 세우는데 많은 시간을 소비하지 않으면서도 높은 수준의 정보 공유를 기반으로 민첩하고 효과적인 소통과 협업을 이뤄내고 최적의 의사결정에 다다를 수 있다. 

이들의 무기는 ‘애자일 도구’이다. 상황과 목표에 맞는 애자일 도구를 활용하는 것만으로도 업무 효율화를 꾀할 수 있다는 사실은 잘 알려져 있다. 대한상공회의소 기업문화팀은 “대면 보고 없이 하나의 문서를 여러 사람이 동시에 수정하고, 리더가 팀원의 프로젝트 진척상황을 한눈에 확인하는 것도 가능하다. 외근이나 이동 중에도 스마트폰으로 쉽고 간편하게 업무를 볼 수 있어 각광받고 있다”며 애자일 도구의 역할에 대해 강조했다. 

특히, 기술이 융합하고 확장하는 디지털 전환의 시대를 맞아 기업의 시간관리를 위한 애자일 도구는 생각하는 것 이상의 역할을 기대 받고 있다. ICT 인프라의 복잡성이 한층 높아지면서 비즈니스를 위해 ICT가 지원하고 관리해야 할 영역이 폭발적으로 확대됐기 때문이다. 단순히 일정관리의 목적에만 한정된 도구는 기업의 시간관리 도구로서 충분한 역할을 소화해내지 못할 것이 분명하다.

실제로, 일정관리는 조직의 비즈니스와 떼려야 뗄 수 없다. 매순간 새롭게 생겨나고 다양하게 변화하는 주변 상황에 맞추기 위해 사전에 계획을 잘 세우고 준수하는 것만으로는 부족하다. 모든 분야에서 매주, 매월, 분기별로 이뤄지는 비즈니스와 사람과의 관계, 사전 계획된 각 단계의 시작과 종료 날짜 등 데이터를 활용해 일정을 공유할 수 있어야 한다. 이는 비단 경영자에만 해당되는 얘기가 아니다. 프로젝트에 속한 개발자나 지원 조직은 물론 관계사 입장에서도 업무의 실제 진행상황은 늘 궁금할 수밖에 없다. 진행상황을 분별하고 선택과 결정을 하려면 전체를 볼 줄 알아야하기 때문이다.

이미 고도화된 애자일 도구는 조직의 공통 비전을 수립하고 달성하는 데 있어 그 과정과 성과에 대한 광범위한 시각을 제시하며 효율을 극대화하고 있다. 클라우드 기술에 기반해 대규모 투자 없이도 노트북이나 스마트폰에서 손쉽게 업무의 연속성을 유지할 수도 있다. 지금 이 순간에도 애자일 도구들은 독보적인 이점과 새로운 용도를 계속 확장하며 지능화하는 중이다. 이쯤 되면 애자일 도구는 단순한 도구가 아니라 조직과 개인에 특화된 이 시대 맞춤형 비서다. 더 나아가 알라딘의 요술램프 요정 ‘지니’나 아서왕의 책사 ‘멀린’, 아이언맨의 ‘자비스’에 버금갈 면모다. 

그렇다고 특별한 이들의 전유물은 아니다. 기술의 발전이 가져오는 혜택을 적극 누리며 애자일 도구를 열린 마음으로 수용하면 된다. 필자 역시 마치 아서왕의 마법사 ‘멀린’을 소환한 것처럼 세상에서 가장 완벽한 일정관리(캘린더)를 돕는 ‘애자일 비서’를 곁에 두고 있다. 하루 24시간은 모든 사람에게 주어진 공평한 물리적 시간이지만 애자일 도구를 활용해 시간을 효율적으로 관리하고 사용하는 ‘일잘러(일 잘하는 사람의 줄임말)’들은 하루를 26시간처럼 사용할 수 있다고 한다. 애자일 도구(비서)를 사용하면서 필자의 하루 역시 26시간이 된 기분이다. 

필자의 애자일 도구는 통상적인 수준의 일정 관리의 기본 상식을 벗어나 사내 소통과 협업 솔루션인 그룹웨어와의 연동을 통해 모든 콘텐츠를 한데 모아 다차원적으로 지원한다. 일정 관리를 중심으로 소통과 협업 기능을 모두 갖춘 애자일 솔루션으로 기업의 모든 경영활동을 통합 관리하는 전사적자원관리(ERP)는 물론, 내부 업무 프로세스를  관장하는 그룹웨어까지 연동된다. 부서와 프로젝트 회사 내 모든 일정을 하나의 캘린더에서 관리할 수 있다. 일정을 중심으로 콘텐츠 관리가 이뤄져 신속한 협업이 가능하다.

핵심 가치는 솔루션의 융합, 프로세스의 연결, 데이터의 공유다. 기업의 소통과 협업 과정은 프로세스의 흐름이다. 또한 누군가 업무의 끝은 또 다른 사람의 시작인 만큼 프로세스의 융합으로 끊김을 최소화할 수 있다는 점에 착안했다. 이는 곧 데이터의 연속성(Seamlessness)를 위한 솔루션의 융합이다.

기업 경영자의 입장에서 시간을 보다 더 비즈니스에 집중할 수 있고 업무 생산성을 요하는 프로세스의 우선순위까지 정리해줌으로써 더 나은 경영진으로 만들어준다. 과학자들이 무한동력 에너지를 만들고 싶어 하는 것처럼 기술을 활용할 줄 아는 경영자는 ‘어떻게 하면 저절로 굴러가는 비즈니스를 만들 것인가’에 대한 욕망이 있다. 그 욕망이 곧 ‘이 세상 최고의 일정관리 솔루션’을 만드는 일을 하게 한다. 사실 이 세상에 저절로 굴러가는 비즈니스는 없다. 대신 비효율적인 업무를 제거하고 단순 반복적인 작업들을 자동화하면 스마트하게 전략적으로 일할 수 있는 방법과 지혜가 축적된다.  

단순하고 일상적인 업무시간을 최대한 줄이는 창의적인 방법은 많다. 디지털 전환 시대가 주는 변화와 기회를 받아들이면 된다. 내 손안의 애자일 도구를 경험한다는 것은 개인의 업무 효율성의 높낮이가 달라지고 궁극적으로는 기업의 지속가능한 성장에 도움을 주는 아주 중요한 열쇠가 될 것이다.